Infografik des Monats Januar 2020

Verfahrensdokumentation

Viele betriebliche Prozesse werden heutzutage über die elektronische Datenverarbeitung abgebildet.

Diese Daten fließen auch in die Buchführung mit ein: beispielsweise elektronische Rechnungen, die Sie per E-Mail
erhalten, oder Daten, die von elektronischen Kassensystemen generiert werden. Auch die Buchführung
selbst wird praktisch nur noch mittels entsprechender Software erstellt.


Anders als bei Papierbelegen sind die Fehlerquellen bei elektronischen Daten komplexer.

Die Finanzverwaltung stellt deshalb besondere Anforderungen an alle buchführungsrelevanten Daten, die elektronisch erzeugt oder verarbeitet werden.

Ein Baustein dieser Anforderungen ist die sog. Verfahrensdokumentation.


Darin sind alle buchführungsrelevanten EDV-Prozesse darzustellen, inkl. der betrieblichen Kontrollen, die
eine kompetente, zeitnahe und richtige Verarbeitung der Daten gewährleisten.


Die Verfahrensdokumentation ist Pflicht; Betriebsprüfer werden sie künftig von Ihnen verlangen.

Können Sie sie nicht vorlegen, ist dies ein Mangel, der Sie zumindest schlecht aussehen lässt und im Extremfall - bei
weiteren Fehlern - die Prüfer an der Ordnungsmäßigkeit Ihrer Buchführung zweifeln lässt.

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